ARTIKEL Hubungan Kerjasama Antar Bagian Di Hotel

Subscribe

Hubungan Kerjasama Antar Bagian Di Hotel

1. General Manager 

Fungsi, wewenang dan tanggungjawab General Manager adalah sebagai pemimpin utama dalam hotel yang bertugas memberikan arahan serta mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan dilapangan baik menyangkut operasional hotel itu sendiri maupun sistem pelaporan dan hal-hal administrative lainnya sekaligus sebagai pengambil keputusan. General Manager bertanggungjawab kepada pihak pemegang saham Hotel Clarion di Kota Makassar. 

2. Executive Secretary 

Executive Secretary bertugas membantu General Manager khususnya dalam hal administrasi. Secretary juga bertugas menemani/mendampingi General Manager di saat tugas-tugas eksteren yang bertanggungjawab terhadap General Manager. 

3. Executive Assistant Manager 

Tugas, wewenang dan tanggungjawab Executive Assistant Manager adalah : 

Menjalankan perintah yang di sampaikan oleh General Manager dan selanjutnya meneruskan kepada Manager. 

Executive Assistant Manager, bertanggungjawab kepada General Manager. 

Menyampaikan laporan yang dibuat oleh para Manager. 

Mengambil alih tugas General Manager apabila sewaktu-waktu General Manager berhalangan. 

4. Human Resources Departement 

Human Resources Departement merupakan bagian yang bertanggung-jawab dalam hal ini seperti pelatihan karyawan, bagian administrasi yang bertanggungjawab atas segala urusan yang berhubungan dengan tata administrasi hotel, dan bertanggungjawab terhadap keseluruhan keamanan hotel. Bagian ini merupakan bagian yang sangat penting pada hotel karena merupakan bagian pengembangan karyawan pada hotel. 

5. Sales and Marketing Department 

Bagian ini adalah divisi yang khusus mengkonsentrasikan diri pada bidang pemasaran dan penjualan yang mana tugas dan tanggung-jawabnya adalah melakukan kontrak dengan para relasi yang sudah lama dan akan menggunakan jasa hotel. Memastikan penjualan kamar memenuhi target, menggiatkan program promosi, baik kamar maupun makanan/minuman dan konvensi lainnya. Juga bertanggungjawab dalam mempertahankan hubungan dengan para pelanggan. Mengatur pelaksanaan proses pemasaran seperti iklan, dan penawaran-penawaran serta menciptakan hubungan-hubungan baru. Mengorganisasi pelaksanaan even tertentu di hotel dan melakukan evaluasi terhadap performa produk yang dimiliki oleh hotel. 

6. Financial Controller 

Tugas dan tanggungjawab bagian Financial Controller yaitu : 

a. Mencatat transaksi keuangan setiap hari. 

b. Membuat laporan keuangan setiap bulan dan setiap tahun, kemudian di sampaikan kepada pimpinan hotel. 

7. Executive House Keeper 

Sesuai dengan namanya, bagian tata graha (House Keeper) bertugas menata rumah dalam arti mengatur peralatan, menjaga kebersihan, agar hotel tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan. Bagian ini mempunyai tugas dan tanggungjawab antara lain mengkoordinir pelaksanaan persiapan kamar yang melaiputi perlengkapan, kerapihan, kebersihan dan kenyamanan guna memastikan pelayanan maksimal yang diberikan kepada tamu. Selain itu tugasnya juga meliputi bunatu atau pencucian dan penyetrikaan, penggantian seprai dikamar, kebersihan area public dan pengontrolan pemakaian mini bar di kamar oleh tamu. 

8. Food and Beverage Department 

Bagian ini bertanggungjawab atas operasional pada visi makanan dan minuman yang meliputi kegiatan di restaurant, room service, konvensi seperti pesta, seminar, ulang tahun, show, dan lain-lain. Juga turut dalam pelaksanaan tugas di dapur yang meliputi main kitchen dan pastry serta ruang makan karyawan atau employe dining room, selain itu tugasnya juga meliputi bagian entertainment seperti bar, karaoke, dan diskotik. 

9. Executive Chef 

Bagian ini bertanggungjawab terhadap seluruh makanan yang disajikan pada Hotel Clarion, mulai dari masakan Indonesia, Chinese, dan masakan Eropa, semuanya dikerjakan oleh tenaga-tenaga yang ahli pada bidangnya. 

10. Entertainment General Manager 

Entertainment General Manager berfungsi untuk bertanggungjawab terhadap kegiatan hiburan yang diberikan oleh Hotel Clarion sekaligus memperkenalkan keluar Hotel mengenai jenis hiburan yang diberikan serta melakukan event-event dengan mendatangkan artis, seperti pada bagian Redtro’s dan D’liquid. 

11. Chief Engineering 

Bagian ini bertanggung jawab terhadap pelaksanaan perbaikan dan perawatan perlengkapan yang ada di kamar dan peralatan, mesin-mesin, computer, audio visual, pendingin dan alat elektronik lainnya yang ada di seluruh hotel serta cat hotel yang sering mengalami perubahan sesuai event yang sedang dilaksanakan. 

12. Front Office Manager. 

Front Office Manager memiliki tugas dan tanggungjawab seperti berikut : 

-          Menjual kamar, tugas ini antara lain menerima pemesanan kamar, menangani tamu yang tanpa pemesan kamar, melaksanakan pendaftaran, dan penentuan kamar. 

-          Memberikan informasi tentang pelayanan hotel. 

-          Mengkoordinir pelayanan tamu, antara lain sebagai penghubung antara bagian-bagian di hotel menangani berbagai masalah dan keluhan tamu. 

-          Menyusun laporan status kamar dan mengkoordinasikan penjualan kamar dengan bagian house keeping. 

-          Menyelenggarakan pembayaran tamu. 

-          Menyusun riwayat kunjungan tamu antara lain melakukan pencatatan data-data individu untuk kunjungan akan datang, dan menyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu. 

-          Menangani telephone switch board, telex, dan telegram. 

-          Menangani barang-barang bawaan tamu. 

Hubungan Tata Graha Dengan Front Office Secara Umum Adalah:

1.        Laporan status kamar

Laporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer, sehingga status kamar dengan mudah dapat diketahui oleh front office. Housekeeping  bertanggung  jawab mengupdate  status  kamar  tersebut  secepat mungkin setelah diperiksa oleh housekeeping supervisor.

Laporan  room  status  termasuk  Vacant  Clean  (VC),  Vacant  Clean  Inspection (VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out ofService (OS), Out oforder (OO), Do not disturb (DND).

2.        Laporan Discrepancy

Housekeeping memeriksa secara langsung status dari tiap-tiap kamar berdasarkan status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengan sebenarnya disebut Room Discrepancy.  Laporan ini biasanya dilakukan minimum 2 kali sehari yaitu antara pukul 10 pagi dan 5 sore.

3.        Laporan kehilangan dan penemuan barang

Setelah check out, kamar diperiksa  oleh  housekeeping  dan  memastikan bahwakelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada yang hilang, housekeeping melapor ke front office untuk memproses pengembalian atau pembayarannya. Housekeeping juga   melaporkan   setiap penemuan barangyang tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai barang Lost and Found.

4.        Laporan lainnya

Laporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan laporan kerusakan oleh tamu.

5.        Room Blocking

Front office melaporkan perubahan status tiap-tiap kamar yaitu kamar VIP, Expected Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room dan change room.

6.        PermintaanTamu

Front office memberitahukan kebutuhan tambahan yang diperlukan oleh tamu, misalnya extra bed, baby   cot,   baby   sister,   kursi   dan   juga   setiap masalah / complain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping

7.        Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera masuk / check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.

8.        Mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi.

9.        Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu, meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).

10.    Memberitahukan kepada Housekeeping mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan.

11.    Memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in.

12.    Memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.

13.    Jika   terjadi   laporan   perbedaan   penghuni   kamar, antara   Housekeeping dengan front Office, maka room discrepancy report dan diadakan pengecekan langsung.

Hubungan Front Office dengan Tata Hidangan ( Food & Beverage)

1.        F.O akan menginformasikan kepada semua departemen tentang jumlah tamu yang tinggal dihotel, tamu yang akan datang (check-in), tamu yang keluar (check-out). Dan tamu penting sehingga F & B dapat menggunakan informasi tersebut sebagai pedoman dalam operasional.

2.        F.O akan menjual produk F & B (food, beverage, dan service ) kepada tamu yang datang.

3.        F & B akan menyiapkan welcome drink kepada tamu yang baru checkin.

Hubungan Tata Graha dengan Engineering

Hubungan Housekeeping dengan Engineering Department Engineering bertanggung jawab terhadap perawatan atau perbaikan atas kerusakan atau permasalahan interior dan eksterior serta peralatan dan property yang terjadi baik dikamr-kamar tamu maupun public area agar kerusakan dapat segera ditangani dengan baik dan cepat. Housekeeping membantu melaporkan kepada engineering dengan maintenance request-nya atas segala peralatan/perlengkapan yang perlu diperbaiki.

Hubungan Tata Graha dengan Tata Hidangan

Kerjasama housekeeping dengan food & beverage bertujuan untuk membersihkan dan merawat setiap outlet seperti minibar dalam kamar, restaurant, bar, function room, kolam renang dan sebagainya. Adalah tanggung jawab housekeping membersihkan semua outlet itu selalu dalam keadaan bersih.

FB menggunakan linens (napkin dan table cloth) dalam opersional hariannya. Penggunaan linen ini untuk dipakai di restaurant dan meeting room. Maka, persediaan linen-linen yang bersih harus selalu tersedia. Parstok tiap-tiap linen harus cukup agar sirkulasi linen untuk FB menjadi lancer

Tata Hidangan (Food and Beverage)

-          Memberitahukan linen yang sudah tidak dapat dipakai sehingga dapat diganti dengan yang baru.

-          Menentukan motif linen yang diperlukan sesuai dengan outlets.

-          Menyediakan function order dari setiap kegiatan yang dilakukan pada meeting room.

-          Memberitahukan housekeeping terhadap kebutuhan linen yang diperlukan.

Housekeeping (Tata Graha)

-          Menyediakan kebutuhan linen sesuai dengan permintaan dari tiap-tiap FB outlets.

-          Menyediakan rangkaian bunga baik untuk keperluan outlets maupun meeting room.

-          Memberitahukan room service untuk mem-pick up peralatan dari room service yang ada di kamar.

-          Membuat program pembersihan setiap outlet secara periodik

-          Menentukan parstock setiap linen sesuai dengan kebutuhan setiap outlet.

-          Menyediakan kebutuhan uniform bagi setiap kegiatan FB.